A Exercice comptable
B Plan comptable
C Tenue de la comptabilité
A - Exercice comptable
Quelle que soit la forme de votre comptabilité, il vous faut tout d'abord déterminer la durée et la période de l'exercice comptable.
Sa durée est de douze mois mais peut être portée à dix huit en cas de premier exercice afin de régulariser une période.
Sa période est généralement calée sur l'année civile mais si les activités de l'association le nécessitent elle peut être fixée à une autre date.
Ex : beaucoup d'associations exercent leurs activités durant la période scolaire et ont donc un exercice comptable qui débute au 1er septembre est se clôture au 31 août.
B - Plan comptable
La nouvelle réglementation de la comptabilité des associations a établi le plan comptable du CNVA sur la base du plan comptable général avec les adaptations adaptées aux particularités des associations.
Les associations ayant des obligations comptables sont tenues d'appliquer ce plan comptable des associations.
Le plan comptable est l'organisation par classe de comptes numérotant chaque écriture. Il y a ainsi 9 classes qui définissent les comptes. De la classe 1 à 5 on détermine les comptes de bilan, de 6 à 7 les comptes d'exploitation, classe 8 les contributions volontaires et la classe 9 les comptes analytiques.
Il est efficace surtout quand l'organisation comptable est complexe et nécessite d'être explicitée, ces associations doivent, maintenant, établir un plan de comptes, par référence à celui du plan comptable des associations.
Le nouveau Plan Comptable comporte également quelques dispositions relatives a l'utilisation de traitementsautomatisés d'une façon générale. L'organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités d'un contrôle éventuel. ( plan comptable)
C - Tenue de la comptabilité
Pour pouvoir établir une comptabilité claire il est nécessaire de se fixer quelques règles simples d'organisation.
a/ Il ne faut pas omettre de conserver et de classer par date toutes les factures émises ou reçues en prenant soin de les numéroter et de noter dessus le n° du chèque si c'est une facture de fournisseur. Si vous réglez par carte bleue agrafez – y le ticket de CB.
- les souches de reçus de cotisation
- les notes de frais avec leurs justificatifs
- les documents de la banque (relevés de compte, souches de chéquiers…)
b/ Tenue du livre journal
Le livre journal contient les écritures qui sont enregistrées opération par opération et jour par jour. Il est la base de la tenue de la comptabilité.
Pour chaque opération, il précise la date, l'origine, l'objet, l'imputation, le numéro de la pièce justificative et le mode de paiement ou encaissement (les opérations de même nature faites dans un même lieu, le même jour, peuvent être récapitulées sur une seule pièce justificative).
Ainsi à tout moment le solde de la trésorerie peut être calculé par la différence entre les recettes et les dépenses.
