GESTION ASSOCIATIVE
Rubrique : Divers
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La communication de l’association

A Le logo
B Création d’un magazine ou d’un journal
C Les affiches
D La campagne de presse
E Les fichiers
F Présence sur le NET - INTERNET
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Le logo

Le logotype ou logo est une marque de reconnaissance qui permet à vos interlocuteurs de vous repérer rapidement. En effet, il apparaît sur la plupart de vos documents :

Ce logo est un symbole visuel qui peut être un dessin en rapport avec l’activité ou une police de caractère… Pour le créer vous pouvez soit mettre à contribution vos collaborateurs, vos membres ou recourir à une agence extérieure spécialisée si l’association en a les moyens.
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Création d’un magazine ou d’un journal

1/ Les parutions concernées

Une publication de presse est un service utilisant un mode de diffusion de la pensée mis à la disposition du public en général ou de catégories de public et paraissant à intervalles réguliers. Ce mode de diffusion peut être écrit, radiodiffusé ou télédiffusé. Il existe d’ailleurs un nouveau mode de diffusion via internet
Si votre bulletin associatif n’a pas un tirage confidentiel à destination des seuls membres de l’association, de nombreuses formalités administratives sont à accomplir.
Tout d’abord, il faut désigner un Directeur de Publication. En règle générale, c’est le Président de l’association qui prend ce titre, ce qui le rend civilement et pénalement responsable du contenu du journal si, par exemple, le journal ne respecte pas le droit de la presse (problèmes de diffamation…)

2/ Les déclarations à effectuer avant la parution

a/ Déclaration " d’insertion de paraître " du journal au parquet du procureur de la République du lieu de la publication.

Le procureur de la République siège au Tribunal de Grande Instance (il existe 130 TGI en France, au moins un par département).
Elle est établie sur papier libre en 5 exemplaires (dont un sur papier timbré) et signée du directeur de la publication. Elle comporte :

L’une des déclarations doit être revêtue d’un timbre fiscal (son montant, d’environ 40 Francs, varie chaque année).
Délivrance du récépissé par le parquet (en principe immédiat et à conserver précieusement), vous pourrez vous lancer dans la fabrication.
Pour les publications en direction de la jeunesse, une déclaration similaire est à effectuer auprès du Ministère de la Justice. Un dépôt supplémentaire en cinq exemplaires devra être fait au Ministère de la Justice.

b/ Demande d’attribution de numéro ISSN (Industrial Standart Serial Number).
C’est un numéro à 8 chiffres qui identifie le titre de toute publication en série et permet de recenser et classer toutes les publications de France. Cette demande est à faire auprès du Centre International d’enregistrement des Publications en Série (CIEPS).

3/ Les dépôts obligatoires
A chaque parution, plusieurs dépôts doivent être réalisés auprès des autorités administratives. Ces dépôts permettent de conserver un archivage de tout ce qui est publié en France

a/ Dépôt légal
L’association éditrice doit faire parvenir 48 heures avant la mise en vente ou la distribution, 4 exemplaires de son journal à la Bibliothèque Nationale (pour Paris) ou à la Préfecture du Département (en régions) ainsi qu’un exemplaire au Ministère de l’Intérieur. Ce dépôt s’effectue en franchise postale à condition de porter la mention " service de la régie du dépôt légal ". Une déclaration récapitulative annuelle sera adressée en trois exemplaires sur papier libre à la Bibliothèque Nationale ou à la Préfecture selon le cas (la BN peut vous procurer un modèle de déclaration).

b/ Dépôt administratif
Le directeur de la publication doit adresser, avant diffusion, 4 exemplaires au Premier Ministre, pour les journaux ayant leur siège à Paris, à la Préfecture ou à la Mairie pour les autres ; joindre à ces revues le formulaire " déclaration de dépôt d’un périodique ".
Prévoyez aussi deux exemplaires dont la couverture sera signée par le directeur de la publication, pour le dépôt judiciaire, au moment de la parution, au parquet du procureur de la République ou à la Mairie dans les villes où il n’y a pas de Tribunal de Grande Instance. Ces dépôts seront effectués en franchise postale pour chaque parution.
L’imprimeur, lui, est tenu d’envoyer deux exemplaires à la Bibliothèque Municipale de la Ville qui accueille la Préfecture de Région.

4/ Les mentions obligatoires sur la une et à l’intérieur de la revue

Les coordonnées de l’imprimeur, le nom du directeur de la publication, le nom du directeur de la rédaction, le nom et l’adresse de l’association éditrice, le nom de trois membres du comité de rédaction dans le cas d’un périodique en direction de la jeunesse, le numéro ISSN et éventuellement le numéro attribué par la commission paritaire des publications et d’agences de presse, la périodicité et le mois d’édition, la mention de dépôt légal et un tarif de référence (si le journal est payant).

5/ Adresses utiles

6/ Le régime postal de la presse associative

Si la publication est inscrite à la commission paritaire, l’association peut solliciter, auprès des services de la Poste, le régime postal préférentiel pour l’expédition de ses publications. En général, l’administration des postes impose des conditions de présentations et de diffusion rigoureuse : le nombre d’exemplaires déposés doit être supérieur à mille (cent pour les envois à l’intérieur d’un même département) et ils doivent être triés et enliassés par départements de destination et par villes de plus de cinq cent mille habitants (par arrondissements pour Paris, Lyon et Marseille).
Les publications non inscrites à la commission paritaire ne bénéficient pas de ce régime spécial, mais elles peuvent obtenir des tarifs préférentiels si les envois se font par mille exemplaires.
Pour plus de renseignements sur les modalités de routage et les tarifs postaux, il faut se renseigner auprès des services commerciaux des directions départementales de la poste.

7/ Le Régime fiscal de la presse associative :

Si la publication est inscrite à la Commission paritaire et après autorisation des services fiscaux (faire une demande sur papier libre), elle bénéficie d’un régime fiscal préférentiel : les ventes sont assujetties à la TVA au taux réduit de 2,1% et l’association peut récupérer toute la TVA afférente aux charges liées à la réalisation de la publication.
Si la publication n’est pas inscrite à la Commission paritaire, elle peut être exonérée de TVA sur les ventes mais elle ne peut pas la récupérer. L’exonération s’applique aux publications réunissant les conditions suivantes :

Par ailleurs, les recettes provenant de la publicité et des annonces sont soumises à la TVA au taux de 20,6%, seule la TVA afférente aux achats de biens et services nécessaires à la réalisation de cette publicité est récupérable.
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Les affiches

Pour annoncer une manifestation vous pouvez éditer des affiches. En ce qui concerne l’affichage public, ne perdez pas de vue que l’affichage sauvage est interdit. Des " panneaux d’expression " sont prévus à certains endroits. Utilisez-les. N’hésitez pas à passer dans les commerces pour demander à ce que ces affiches soient installées sur les devantures. Vous pouvez aussi déposer vos affiches dans les lieux publics (mairie, maison des associations...).

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La campagne de presse

1/ Principes fondamentaux

Se faire connaître dans les médias peut permettre de diffuser votre action et trouver de nouveaux adhérents auxquels vous n’auriez pas pensé.
Lorsqu’un ou plusieurs journalistes assistent à une de vos manifestations, ils sont susceptibles d’en faire un reportage que vous pouvez, ensuite, archiver. Si vous avez sollicité une entreprise ou une collectivité pour le financement de cette manifestation, il est toujours intéressant de leur donner copie de l’article, et ce d’autant plus si vos généreux soutiens sont cités dans le journal.
Cette revue de presse peut aussi être intelligemment utilisée lorsque vous réaliserez un dossier de demande d’aides ou de subventions, pour la prochaine édition.
L’association peut, si elle a assez de bénévoles, de salariés ou de stagiaires, désigner un responsable des relations avec la presse afin que les médias aient toujours le même interlocuteur.

2/ Les relations avec la presse

a) Aller vers le journaliste : fichier de presse et communiqués

La première étape est de constituer une base de données efficace, c’est à dire un fichier comportant les coordonnées complètes de chaque journaliste.
En fait, votre première fonction consiste à trier parmi tous les médias pour " cibler " ceux qui vous intéressent le plus particulièrement, soit parce qu’ils couvrent votre zone d’influence géographique, soit parce qu’ils traitent de votre secteur d’activités…
De nombreux journaux sont édités par des municipalités ou des collectivités territoriales (région ou département). De plus en plus, ces revues s’attribuent les services de journalistes professionnels, et ambitionnent de donner des informations sur la vie de la collectivité plus que sur les élus qui la dirigent. Là aussi, ces médias peuvent être intéressés par vos informations.
Depuis maintenant une vingtaine d’années, les radios locales se sont développées et elles misent, de plus en plus, sur les informations locales pour fidéliser leurs auditeurs. Et puis, il convient de ne pas oublier les télévisions régionales (France 3) ou locales. Le communiqué comprend une information que vous espérerez voir abondamment reprise dans les médias.
Généralement, si vous voulez que le journaliste puisse traiter l’information, il est conseillé de l’envoyer au moins trois semaines avant la date de ladite manifestation. Si vous vous adressez à un magazine mensuel, il est fortement conseillé d’envoyer le courrier au moins deux mois avant la manifestation.
Pour les radios et les télévisions, qui peuvent réagir plus rapidement, il est possible de les prévenir quinze jours avant.
Rien ne vous empêche de faire une relance téléphonique, trois ou quatre jours avant la date, pour vous assurer que le journal, la radio ou la télévision seront présents. Votre objectif est de transmettre un texte qui vous soit favorable. Pour le journaliste, une information est intéressante à partir du moment où il considère qu’elle concerne une grande majorité de ses lecteurs, ses auditeurs ou téléspectateurs, et, surtout, qu’elle ne constitue pas une publicité.
C’est pourquoi il est conseillé de rester le plus neutre possible.
Un communiqué doit donc donner le maximum d’informations.
Pour que le journaliste puisse prendre des renseignements complémentaires, il lui faut disposer du nom d’un contact qui peut être indiqué à la fin du texte. (celui de la personne que vous avez désignée responsable des relations avec la presse).

b) La rencontre avec le journaliste

Le journaliste peut non seulement diffuser l’information, mais, éventuellement, il peut vouloir en savoir plus ; et, mieux encore, vouloir suivre la manifestation.
Dans le premier cas, soyez disponible pour lui. Dites-vous qu’un rendez-vous avec lui peut déboucher sur un article important.
S’il s’agit d’une radio, vous pouvez être invité à passer dans le studio d’enregistrement.
Si un reporter souhaite venir lors de la manifestation, organisez-vous pour lui faciliter le reportage. Bien évidemment, si l’entrée est payante, vous le laisserez entrer gratuitement. N’oubliez pas qu’il vient à titre professionnel et qu’il n’est pas là que pour son agrément. S’il prend des photos, assurez-lui une excellente place.
Quand un reportage est passé, vous pouvez envoyer une lettre de remerciement au journaliste.

c) Le press-book

Enfin, conservez précieusement les articles (en notant la date de parution, et le journal), enregistrez les émissions (de radio, de télé) qui parlent de votre manifestation. Cela s’appelle réaliser un " press-book ". Ces éléments peuvent être très utiles pour remercier vos sponsors...ou en trouver pour la prochaine édition de votre manifestation.

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Fichiers informatisés

La constitution de fichiers informatiques comportant des informations nominatives doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la Commission nationale informatique et liberté (CNIL). www.cnil.fr

Lorsque manifestement les informations traitées ne comportent pas de risque d’atteinte à la vie privée et aux libertés, la CNIL établit des normes simplifiées. Deux de ces normes simplifiées ont été récemment modifiées :

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INTERNET
Etre présent sur le réseau mondial offre des avantages incontestables, synergies et communication de projet, d'actions, appel à participation ...
Toutefois, de nombreuses offres peuvent rendre complexe et couteuse une telle démarche:
1/ il vous faut un nom de domaine ( nom de site ou Url) ,
2/ Créer les pages Web
3/ Se faire héberger par un provider
Concernant le nom de domaine vous opterez librement pour l'url : www.votrenom.com ou .org ou .net ou encore .fr, ce dernier sera en fait plus compliqué à acquérir par des formalités à remplir deplus votre Url sera : votrenom.asso.fr obligatoire pour l'Url en .fr.
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