fiche pratique : FP 08 : Les frais professionnels et avantages en nature
GESTION ASSOCIATIVE
Rubrique : Social                                                                                                             source :URSSAF ___________________________________________________________________rubrique sommaire

Les frais professionnels et avantages en nature :

En matière sociale, la prise en compte des frais professionnels et l'évaluation des avantages en nature se déterminent

1 / Pour le cas, où le salarié bénéficie d'un abattement fiscal pour frais professionnels (intermittents du spectacle, journalistes,…), il est possible de déduire l'abattement fiscal pour frais professionnel de l'assiette des cotisations. Cet abattement n'est pas cumulable avec le remboursement de frais ( sur justificatifs ou allocations forfaitaires ) qui doivent alors être réintégrés dans l'assiette des cotisations. Toutefois, cette déduction ne peut avoir pour effet de ramener l'assiette des cotisations à un montant inférieur au SMIC
Le plafond à la déduction supplémentaire pour frais professionnels est limité en matière sociale à 50 000 F (7622 €) par salarié et par année civile.

2 / L'évaluation du montant des avantages en nature est ainsi déterminée :
Les avantages en nature:

La prise en charge du repas par l'employeur est égale à : La prise en charge du logement par l'employeur est égale à:
- la valeur forfaitaire égale à 20 MG par mois pour les salariés dont la rémunération en espèce est inférieure ou égale au plafond de la Sécurité sociale,
- la valeur réelle pour les salariés dont la rémunération en espèce est supérieure au plafond de la Sécurité sociale, est déterminée en fonction de la valeur locative brute déterminée par l'administration fiscale.
A défaut de connaître la valeur locative brute, on prend en compte la valeur forfaitaire (20 MG) applicable à chaque pièce principale du logement.
•pour les autres avantages en nature liés au logement, c'est la valeur réelle qu'il faut prendre en compte quel que soit le montant de la rémunération. Les vêtements ayant le caractère de frais professionnels sont ceux inhérents à l'emploi occupé ou de nécessité de protection d’hygiène … à l'exclusion de tout vêtement d'usage courant.
Deux cas ne valent pas pour avantage en nature : la fourniture gratuite d'un vêtement par l'employeur ou le versement d'une allocation couvrant tout ou partie de son achat sont exclus de l'assiette des cotisations. Tel est le cas des costumes de spectacles…. Les équipements fournis par l'employeur doivent répondre aux exigences réglementaires applicable à l’activité et rester la propriété de l’entreprise pour être exonérés de cotisations
Ils ne sont pas considérés comme des avantages en nature même si les salaires ont un abattement supplémentaire pour frais professionnels. La mise à disposition gratuite et permanente d'un véhicule automobile par l'employeur à son salarié doit être réservée exclusivement à un usage professionnel. Dès lors qu’il y a un usage privé c’est un avantage en nature soumis à cotisations évalué soit en fonction de la valeur réelle, soit chiffré en fonction du barème kilométrique fiscal.
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Le Panier de jour est égal à 1 fois la valeur du Minimum Garanti lors de travail en équipe, en continu …,
Le Panier de nuit, à 1 fois 1/2 la valeur du MG lors d’un travail effectué après minuit ou qui commence avant 2 heures du matin,
Le Panier de chantier est égal à 2 fois la valeur du MG lors d’un travail hors des locaux de l'entreprise et si le salarié ne peut déjeuner à son domicile ou au restaurant. les limites d'exonération se rapportant aux remboursement de frais de repas sont:
Pour les salariés non-cadres 4 fois la valeur du Minimum Garanti
Pour les ingénieurs et cadres 5 fois la valeur du Minimum Garanti
Les frais de repas sont ceux alloués lorsque vos salariés se trouvent en situation de déplacement et sont contraints de prendre leur repas au restaurant. Appelés défraiements dans le secteur culturel, lors de tournées. Les indemnités de transport concernant le trajet domicile / travail (trajets quotidiens effectués par un salarié pour se rendre à son travail).
En région parisienne, le remboursement au salarié sur la base de la moitié du titre de transport est exclu de l'assiette des cotisations.
La prime forfaitaire n'excédant pas 23 F (3.50 €) par mois est exclue de l'assiette des cotisations.
Les primes ou indemnités que vous versez peuvent être exonérées à concurrence du coût le plus économique des transports en commun existant dans la région ou la localité.
Lorsqu'un salarié utilise son véhicule par nécessité, l'exonération des indemnités kilométriques peut être admise. La situation de grand déplacement est admise lorsque le salarié est empêché de regagner son domicile et se trouve dans l'obligation d'engager des dépenses de nourriture et de logement extérieur. La prise en compte est lorsque:
- la distance qui sépare sa résidence de son lieu de travail est au moins égale à 50 km (aller),
- les transports en commun ne lui permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1h30 (aller).
Les limites d'exonération se rapportant aux indemnités forfaitaires de grand déplacement.
- Pour les salariés non-cadres: 16 fois la valeur du Minimum Garanti,
- Pour les ingénieurs et cadres: 20 fois la valeur du Minimum Garanti.
- Pour les salariés travaillant à l'étranger et dans les DOM-TOM: un barème particulier est appliqué.
Sauf cas particuliers, l'exonération des indemnités forfaitaires est limitée aux déplacements dont la durée continue dans un même lieu n'est pas supérieure à trois mois. Au delà l'employeur doit apporter des justificatifs de dépenses réelles.
Les services concernés des URSSAF sont à votre disposition pour vérifier l'application de cette réglementation à votre cas.
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